Un autre regard sur le Japon

Zoom interculturel

Tout commence avec notre réunion du chorei

          Tous les matins, tel un rituel, le travail ne peut commencer avant notre réunion matinale appelée chorei (朝礼). 

 

Elle est courte, maximum 10 min, et elle est une très bonne illustration de plusieurs concepts clés de la culture japonaise que je vais essayer de vous définir.

 

Car cette réunion marque l’identité du service, elle est le gage de sa motivation et de son dynamisme. Elle se termine par quelques mots de la cheffe ou du chef qui donne la température pour la journée. 

 

J’ai eu l’occasion de participer à deux types de chorei. L’un dans une équipe de 10 personnes où nous devions chacun parler à tour de rôle et le plus récent avec une équipe plus grande où seuls les représentants des sections prennent la parole.

 

Présentéisme

Plutôt que de parler de ponctualité qui va de soi quand vous travaillez avec des Japonais, j’aimerais insister sur le présentéisme. 

 

Nous sommes toujours présents à notre bureau quelques minutes avant l’heure officielle (celle qui figure dans notre contrat). Donc nous ne sommes pas ponctuels puisque nous commençons systématiquement en avance ! Au Japon, les trains sont ponctuels, ils partent à l’heure (sauf rares exceptions). 

 

Alors qu’est-ce qui fait que le chorei démarre avant l’heure ? Et bien c’est le présentéisme !

 

Et le chorei ne peut pas commencer tant que nous ne sommes pas tous présents (hors personne en déplacement ou en congés ce qui sera préalablement spécifié sur le tableau blanc de présence). 

 

Mais alors pourquoi cela fonctionne ? Comment arrive-t-on à ce que tous les matins mes collègues viennent de leur plein gré plus tôt pour faire cette réunion. L’auteur Akira Mizubayashi résume bien dans son livre* la notion de conformisme au Japon. Mais ce conformisme n’a rien à voir avec nos moutons de panurge de Rabelais. En Occident le conformisme est mal vu, c’est la soumission à la tyrannie de la majorité. Au Japon le conformisme c’est faire preuve de sagesse. Mizubayashi affirme que le Japon est une société qui fait peu de cas de la liberté de conscience et de l’expression des convictions personnelles.

 

Dans le chorei, on ne peut pas dire que tout le monde est hautement motivé à l’arrivée pour ces 10 min de réunion collective mais il y a toujours à son égard une soumission plus ou moins forcée ou plus ou moins volontaire de la part des employés.

 

Rotation

Chaque jour, une personne est de « garde ». On l’appelle hichoku (日直).  Elle a la tâche d’assurer le déroulé du chorei mais également d’autres activités comme celle de rester en poste pendant la pause déjeuner au cas où quelque chose arrive (un tremblement de terre, un appel média important, un habitant mécontent se présentant au service…). Ce concept n’est pas propre à l’entreprise, il est ancré dans les institutions japonaises depuis l’enfance vu qu’il y a de la même façon une personne en charge de la salle de classe.

 

Mais revenons à ce qui nous intéresse pour notre réunion matinale. Ce sont les fonctionnaires avec l’équivalent de notre contrat à durée indéterminée, à qui revient la charge d’être hichoku et donc celle du maître de cérémonie du chorei. La cheffe de la division et son bras droit, eux, ne seront jamais chargés de la réunion. 

 

Déroulé

Le déroulé du chorei est toujours identique.

 

On va de la base vers les postes avec les plus grandes responsabilités. 

 

Dans la première version nous faisions à chaque fois le tour des employés où nous annoncions si dans notre travail il y avait des choses importantes à partager à l’équipe. Puis une fois le tour terminé, on demandait s’il y avait des infos additionnelles à communiquer et le mot de la fin était laissé à notre cheffe. 

 

Dans le format actuel nous avons : 

-le responsable de la section du tourisme qui résume l’activité de son équipe pour la journée

-puis c’est au tour du responsable de la section du commerce et de l’industrie pour son équipe

-puis le bras droit de la cheffe de division donne son agenda

-on demande s’il y a des infos complémentaires

-la cheffe annonce son agenda et résume la situation actuelle avec quelques mots inspirants.

 

Le contenu

10 min c’est court, il nous faut être concis.

 

Dans la première version du chorei j’avais été un peu intimidée au départ de devoir exprimer devant mes collègues les tâches de ma journée ou celle à partager. Cependant c’était aussi une bonne surprise de voir qu’au Japon quand on a rien de spécial à partager et bien… on dit tout simplement qu’il n’y a rien de spécial à partager aujourd’hui. Cela ne pose aucun problème. Au contraire, on vous remercie pour votre concision ! 

 

Cela m’avait d’ailleurs amenée à mémoriser 3 phrases que j’utilisais à tour de rôle pour dire que je n’avais rien de particulier à communiquer. Elles servent toutes à expliquer que vous continuez votre travail quotidien mais que vous n’avez rien de spécial à signaler.

 

jimushori o okonaimasu 

事務処理をおこないます。

 

sagyouwosusumemasu

作業をすすめます。

 

ippan jimu wo okonaimasu

一般事務を行います。

 

L’idée est d’informer son équipe sur les différents déplacements, activités de la journée, et implicitement montrer quels sont les besoins et les priorités.

 

Par exemple, si nous sommes beaucoup en déplacement, cela fait plus de charge pour les personnes qui doivent répondre au téléphone à notre place.

 

Si deux réunions se percutent, on peut demander à ses collègues d’accueillir ses prochains interlocuteurs. On peut confirmer certaines informations sur les activités d’autres collègues, ou s’assurer que l’on sache plus ou moins où les gens se trouvent si jamais des personnes nous demandent des choses les concernant. Le fait que tout soit dit permet aussi de vérifier qu’il n’y ait pas d’incohérence.

 

Enfin le déroulé se termine toujours par le mot le la cheffe.

 

Le mot de la fin

C’est sans doute la partie qui de mon côté est assez unique dans ce rituel. Après avoir parlé des missions de chacun, le mot de la fin de la cheffe ou du chef va avoir un effet fédérateur. 

 

Il dépend de la personnalité du dirigeant mais il a pour effet de nous rappeler quelle est la direction prise par notre division et de nous motiver pour la journée. 

 

Généralement pour ce mot de la fin, ma cheffe va puiser son inspiration dans : 

 

  • la météo, notamment pour nous demander d’être prudents sur la route en cas de pluie ou bien tout simplement en cas de fortes chaleurs, ou bien nous rappeler de poser des jours de congés. Cela n’a aucun effet maternant dans ce cas c’est juste pour nous montrer qu’elle fait attention à son équipe.

 

  • un événement arrivé les jours précédents et qui va avoir une influence sur les jours à venir pour l’équipe.

 

  • une remarque personnelle, lorsqu’elle souhaite mettre en avant un ou plusieurs employés sur le travail accompli ou à accomplir pour le remercier pour sa contribution. C’est une forme de reconnaissance officielle vu qu’elle est faite devant tout le monde.

 

  • des faits d’actualité récents, par exemple la situation actuelle du tourisme au Japon et en quoi cette information doit nous porter dans notre quotidien.

 

  • un événement passé par exemple lors d’une réunion où les idées évoquées l’ont inspirée. Elle aimerait que son équipe, elle aussi, se les approprie.

 

  • une action ou un événement pour laquelle ou lequel elle va nous encourager à participer pour nous enrichir d’une expérience**

 

Une inspiration à l’étranger ?

Vous me direz que faire des discours fédérateurs n’est pas propre au Japon. Et vous pourriez être tenté d’utiliser le concept de cette réunion matinale pour renforcer l’esprit d’équipe dans votre propre organisation. Un peu de changement ne fait pas de mal. En plus un concept japonais cela fait un peu exotique…

 

Mais attention si vous comptez faire un export tel quel sans l’adapter !

 

Dans un précédent poste en France, ma direction avait eu l’idée de nous proposer cette réunion matinale qui s’était vite transformée en réunion interminable de justification de l’utilité de son poste et de sa motivation. Finalement, le but n’avait pas été atteint et elle avait été abandonnée.

 

Déjà du côté de la cheffe ou du chef, cela demande une vraie habileté à prendre la température du service au quotidien tout en faisant preuve d’une concision remarquable. 

 

Dans mon équipe, le chorei est l’un des rares moments où la cheffe va officiellement reconnaître l’importance de son équipe et faire preuve d’humilité.

 

Le chorei est une marque d’identité, de la culture du service et un moment qui confirme tacitement le sentiment d’appartenance de chacun au même groupe. 

 

La concision est aussi une clé. Au Japon monopoliser la parole est vu comme très puéril et c’est aussi un signe d’alerte que cette personne n’a pas de tact voire pire elle dérange tout le monde. 

 

Au Japon, il plane constamment l’inquiétude que son comportement peut déranger le reste de l’équipe. C’est pourquoi dans une culture comme en France beaucoup plus centrée sur l’individu et l’expression, le travers pourra être que les employés vont avoir tendance à se perdre dans des explications voire à meubler face à l’inconfort de parler en public. Ce n’est bon pour personne. Il faut donc assurer un environnement où chacun est confortable pour aussi dire « je n’ai rien à signaler » sans avoir à se dire que les autres vont juger la pertinence de son poste.

 

Il existe différents proverbes japonais qui résument cet esprit d’avoir une équipe alignée sans avoir besoin d’une grande logorrhée. Un de ces proverbes est « ichi ieba ju wo shiru »  (一言えば十をしる)  « Entendre 1 et comprendre 10 » qui résume assez bien la communication indirecte dont j’avais parlé dans cet article.

 

Il vaut mieux réserver votre grande facilité de prise de parole pour d’autres moments, au Japon l’écoute et la concision seront des plus appréciés. 

 

(*)Akira Mizubayashi, Une langue venue d’ailleurs, p.70-71()

(**) Dans ce cas il s’agit d’une participation volontaire et notre cheffe n’attend pas que nous participons activement mais c’est important pour elle de nous communiquer cette information ()

 

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