L’organisation d’évènements professionnels au Japon

Après plusieurs événements organisés avec mon équipe, il était temps de partager quelques anecdotes interculturelles sur des différences que j’observe en termes d’organisation.

Plus concrètement nous allons parler de temporalité, de culture de groupe, de présentation ou encore du rôle joué par la hiérarchie.

La gestion du temps et l’importance du temps imparti à la préparation

Savez-vous qu’au Japon il est très courant voire quasi naturel d’arriver en avance lorsque vous avez un rendez-vous ?

Anticiper sur l’horaire et prendre une marge d’avance est valorisé car cela montre que vous êtes prévoyant et sérieux dans la préparation.

C’est comme cela que je me suis retrouvée, un samedi à partir à 7h pour un événement qui démarre à 17h (l’événement était situé à environ 2h30 en voiture de Toba). Rassurez-vous cela n’arrive pas souvent mais cela montre bien qu’on ne lésine pas avec le temps de préparation avant l’horaire effectif, quitte à être trop en avance.

D’ailleurs, cela s’inscrit aussi dans la langue puisque quand vous rencontrez quelqu’un d’externe à votre groupe, vous avez en général un machiawase (待ち合わせ), un rendez-vous pour se retrouver en équipe et vous vous rendez ensuite ensemble au vrai rendez-vous, le uchiawase (打ち合わせ).

La définition d’horaires et leur respect sont aussi très importants. Dernier exemple vécu, le cas d’un événement officiel avec des invités internationaux. Du début jusqu’à la fin, tout va être minutieusement planifié pour les participants afin de respecter les différents horaires de visites ou de transport. Mais pour les organisateurs, la gestion du temps reste souple,  elle est dite « polychronique » 1 . Dans un programme bien ficelé, il sera possible de changer un rendez-vous facilement, à la convenance de l’un et de l’autre.(ce qui sera une source d’incompréhension pour les personnes ne faisant pas partie de l’organisation).

Par exemple, lors d’un dîner officiel entre des Japonais et des Français, les Français étaient juste estomaqués de voir que le Maire en pleine conversation se faisait interrompre par les organisateurs, pour lui demander de prononcer son discours. « Ce type de chose n’arriverait jamais en France ! » m’a dit un participant. Et oui, le Maire respecte également l’organisation dictée par le maître de cérémonie, voire il se laisse guider.

Une autre anecdote lorsque le dîner arrive à sa fin, du moins lorsqu’il s’agit de la fin de l’horaire qui a été communiqué : le maître de cérémonie japonais remercie les participants pour leur participation, on applaudit.

…

Pour eux cela suffit. Les gens vont comprendre qu’ils doivent rentrer chez eux. Mais personne ne bouge vraiment. Les gens ne comprennent pas qu’ils doivent partir et continuent de discuter et manger.

Côté japonais, la communication des horaires en amont et l’annonce de la clôture de l’événement représentent à leurs yeux les signes évidents qu’il est temps de partir. Mais voilà s’ils restent, on ne va pas les mettre dehors, ce serait un mélange de honte et d’impolitesse. Sauf que pendant ce temps, c’est le staff de l’hôtel chargé de la réception qui en pâtit.  Ils font ce qu’ils peuvent, ils débarrassent mais les gens ne partent toujours pas.

Côté français, ils se disent que même si l’évènement est fini, les Japonais n’ont pas l’air pressés de leur demander de partir alors autant continuer les conversations intéressantes qu’ils ont commencées avec leurs interlocuteurs japonais.

Finalement, il a fallu faire une nouvelle annonce pour dire que ceux qui voulaient continuer à discuter pouvaient se rendre au bar de l’hôtel. Mais même cette annonce n’était pour moi pas assez explicite, il a fallu prononcer la phrase magique « il nous faut libérer la salle ». Sans surprise tous les invités comprennent !

Cette anecdote m’a fait penser aux coulisses du tournage du film Lost in Translation composé d’une équipe américaine et japonaise où un clash majeur s’est produit et abordait notamment cette question du respect des horaires. Pour ne pas faire durer plus le suspense, je vous renvoie vers un article très bien fait de Benjamin Pelletier qui est formateur en Management culturel et qui explique en détail cet épisode 2.

Le sens de la finition et de la présentation

J’avoue qu’avant de venir au Japon je n’avais jamais utilisé de machine coupe-papier ou de machine à plastifier. Cela devrait être une formation pré-requise pour toute personne ayant un travail de bureau au Japon !

Car la présentation importe beaucoup.  La présentation de rapports, de documents, la signalétique, il faut que cela soit propre, soigné, pour montrer que l’on est une équipe professionnelle.

On est dans le « propre et carré »  qui contraste sans doute avec le « rapide et efficace » cher aux Français. Je cite ici le Youtubeur Tev – Ici Japon. Il résume bien la dichotomie entre nos cultures dans cette vidéo, notamment avec une anecdote du tampon dans les passeports.

Je me rappelle encore jeter un oeil à la check list du matériel à emporter pour une exposition et rester pensive en voyant 4 lignes différentes pour 4 types de scotch à emporter !

Les voici :

Image : irasutoya

ガムテープ => scotch carton

マスキングテープ => Ruban de masquage

養生テープ => Ruban adhesif

両面テープ => Scotch double face

Avec cette culture du travail propre et soigné, j’ai l’impression de réapprendre l’utilisation des fournitures scolaires au Japon, toujours sous l’œil amusé de mes collègues.

Tutoriel :« comment tailler son crayon »

La cohésion de groupe avant tout

Un autre point est l’affirmation du groupe avec la sensation que nous sommes parfois en surnombre par rapport à l’objectif à atteindre.

Avions-nous besoin d’être 6 personnes du service présents pour cette réunion ? Là où je me dis qu’en France, il y aurait eu seulement 3 personnes. Or le nombre de personnes présentes n’a rien à voir avec l’efficacité de la tâche à accomplir. Il marque plus l’importance de l’enjeu et renforce la notion de cohésion de groupe.

Celle-ci est déjà forte dans le quotidien du travail mais elle est sans doute renforcée dans le cas d’événement.

Cela tient par exemple à des petites choses. Au démarrage du trajet qui nous amène à l’événement, le conducteur comme souvent au Japon signale qu’il démarre et les passagers répondent à l’unisson « yoroshiku onegashimasu » pour dire « ok, nous sommes prêts !).

N’allons pas croire non plus que les rapports de hiérarchie disparaissent avec cette dynamique de groupe, tout le monde connait très bien sa place et son rôle à jouer mais tout le monde va montrer qu’il y « met du sien » pour le groupe.

Pourquoi cette recherche d’affirmation dans le groupe. On met le doigt ici sur un concept fondamental qui touche la motivation dans ce qu’on entreprend. Alors qu’en occident notre motivation d’accomplissement va s’orienter vers une quête d’indépendance et d’autonomie, (l’adulte autonome et responsable que vous êtes, n’est-ce pas ?) et bien au Japon je dirais que l’accomplissement passe par le besoin d’intégration et de dépendance vis à vis de son groupe 3 .

Oui vous avez bien entendu, je parle de dépendance. Si ce mot comporte pour nous une connotation négative, ce n’est pas le cas au Japon où il y aura même une recherche de dépendance réciproque. Être dépendant des autres c’est faire corps avec le groupe et on ne veut surtout pas s’afficher en dehors. C’est ce qu’il est difficile au premier abord de comprendre pour des cultures individualistes qui taxe souvent sans grande réflexion ce comportement de moutonnisme.

La « paternalisation » de la hiérarchie

Durant la préparation, pendant un événement et après ce dernier, il est courant que les managers et personnes de la direction offrent des choses aux employés des plus bas échelons. Un exemple typique, c’est l’achat d’une boisson chaude en hiver, ou d’une boisson fraîche en été. Je ne compte pas le nombre de fois où un collègue plus haut dans la hiérarchie a réglé l’addition pour notre repas de midi. Le fait que les chefs payent pour leurs subordonnés est chose courante. Ce n’est bien sûr pas automatique mais c’est pour remercier ou marquer leur attention et la reconnaissance du travail accompli de leur subordonné.

La même chose peut se voir dans un contexte professionnel en France mais je dirai que ce comportement des supérieurs est plus fréquent et plus marqué au Japon. Prenons un autre exemple. Il m’est arrivé que des directeurs, qui n’étaient pas mes responsables directs mais des haut fonctionnaires de la mairie, se soient déplacés lors de leur congé à l’événement que nous organisions et ils nous ont littéralement donné de « l’argent de poche » à dépenser pour notre équipe en nous disant « profiter bien, achetez ce que vous voulez avec ».

Les chefs sont nos généreux bienfaiteurs, mais…nous parlions juste avant d’une dépendance recherchée, qui peut être réversible comme on le voit dans l’exemple ci-dessous.

A la suite d’une rencontre internationale, un des directeurs de la mairie a manifestement vu qu’accaparée par l’organisation et l’interprétation de l’événement, je n’avais visiblement pas vraiment le temps de manger comme le reste des convives. Une fois l’événement terminé et les invités internationaux bien pris en charge, nous nous retrouvons devant l’entrée. Le même directeur va du coup insister sur le fait que nous allons juste manger un peu, et boire quelques verres après l’événement avec ceux de mon service. Il y a donc parfois un désir de reconnecter avec les subordonnés ou avec certaines équipes et dans ce cas là difficile pour nous de refuser.

La soirée se prolonge en une nomikai （飲み会）, une soirée arrosée. C’est lui qui paiera pour nous l’addition. Et finalement à la fin de cette « après-soirée » c’est surtout mes responsables qui se voient prendre en charge ce directeur bien éméché (on pourrait presque dire qu’on le « materne »), pour s’assurer qu’il rentre à bon port…

Il y a bien sûr d’autres différences notables en matière d’organisation. Celle-ci seront je l’espère des sources d’inspiration pour de futurs articles.

Sources :

(1) Edward T. Hall parle de culture monochronique et polychronique par rapport à la gestion du temps, dans cette dernière plusieurs choses avancent en même temps et non les unes après les autres qui est la définition de la culture monochrome. Il précise d’ailleurs qu’avec les étrangers et la technologie les Japonais sont monochroniques mais que dans une vaste majorité d’autres situations le Japon est polychronique.

Source : Comprendre les japonais Edward T. Hall, 1964(↑)

(2) Article de Benjamin Pelletier, Un conflit interculturel entre Américains et Japonais, 31 août 2015 (↑)

(3)  Edward T. Hall, op. cit.(↑)